¿Cómo gestionar los activos digitales de tu empresa?

¿Cómo gestionar los activos digitales de tu empresa?

De esas situaciones que te encuentras al empezar una nueva cuenta, ya sea que seas un estratega digital o un community manager, es esa difícil y maratónica tarea de estar detrás de la persona que antes se encargaban de gestionar las cuentas de ese cliente y en algunas ocasiones el saber cuál es la cuenta oficial, pues no falta que al empezar la búsqueda, te encuentras con varios perfiles, fan page y demás…Y si uno enloquece al querer saber cuál es el oficial, no queremos imaginarnos lo que puede pasarle a ese cliente que quiere saber más de ti o vive poniendo una queja en ese lugar donde no lo vas a escuchar.

Y es en este tipo de circunstancias en donde profesionales del marketing digital nos cuestionamos de tu compromiso de empresario y dueño con los activos digitales de tu marca.

¿Qué son los activos digitales?

Los activos físicos (como computadores, muebles, herramientas, etc.) no son los únicos activos importantes para el buen funcionamiento de tu negocio. Con la entrada de la pandemia se generó la necesaria aceleración de la transformación digital al interior dentro de tu empresa, con lo que se hizo evidente el papel que juegan los activos digitales.

En términos técnicos Los activos digitales son todos aquellos recursos intangibles de los que dispone tu empresa: imágenes, documentos, vídeos, páginas web, perfiles de redes sociales, etc. Y dado de que se trata de un tipo de material que nos es del todo perceptible al interior de una oficina puesto que no ocupa un lugar físico, muchos empresarios tienden a cometer el error de no dar a estos activos la importancia que realmente merecen y al estar guardados en forma de datos, exigen una gestión más detallada para que no se acaben perdiendo en un sinfín de archivos sin archivar.

Ahora bien, los activos digitales se dividen 3 clases:

  • Medios Propios:

    Son aquellos creados por tu empresa y que te permiten interactuar con la comunidad digital. Por ejemplo: los perfiles de plataformas sociales, páginas web y aplicativos móviles.

  • Medios Pagos:

    Agrupamos a todas las plataformas que permiten hacer divulgación paga sobre la empresa en diversas plataformas y aplicaciones. Por ejemplo: Anuncios Red de Display, Publicaciones de influenciadores en sus perfiles personales hablando de la marca, reseñas pagas.

  • Medios Ganados:

    Se refiere a la influencia que tiene tu empresa con la comunidad digital y lo evidenciamos a través de reseñas, comentarios, calificaciones, interacciones y contenido compartido, todos estos en algún medio web como las plataformas sociales, google my business o blogs corporativos.

Recuerda: Toda empresa debe saber qué es un activo digital y tratar este tipo de material como parte del patrimonio de la empresa.

¿Por qué los activos digitales son importantes para tu empresa?

Actualmente, los activos digitales son importantes para cualquier empresa puesto que son imprescindibles para el desarrollo de todas las tareas relacionadas con su comunicación y marketing digital.  Cualquier estrategia de marketing de contenidos o inbound marketing necesitan toda una serie de estos activos para desplegarse: textos, imágenes, videos y otros materiales intangibles. Por ejemplo, si tu empresa tiene un blog, necesitará de imágenes para ilustrar la publicación, los textos y otro tipo de materiales para no perder tiempo en el proceso de publicación. Lo mismo para un packaging o material pop para tu punto de venta.

Si, en su defecto, tiene un e-commerce y se comunica por medio de folletos, la información de tu producto, tal como fotos, videos y descripciones, precisan ser correctamente aplicadas en ambos canales para que tu potencial cliente tenga la información correcta a la hora de consumir. O incluso, si vas a producir videos para tu canal de YouTube, perfil en TikTok y TV, necesitas asegurarte de que todas las herramientas estén disponibles para generar versiones en los tamaños, formatos y duraciones adecuados para cada medio

Por lo tanto, una mala gestión implica que cometerás errores y retrasos en la generación de contenidos. Mientras una buena gestión de las tres categorías de activos digitales (Medios propios, pagos y ganados) te ayudará a tener una mejor posición, reputación y beneficiando el rendimiento del negocio.  A medida que trabajas en fortalecer los vínculos con la comunidad digital a los que la marca puede llegar, va mejorando la reputación que la empresa tiene actualmente; paralelamente inviertes en social ads un presupuesto semanal o mensual para ayudarte a generar conversiones; para finalmente sacarle provecho al aumento de interacción con tu marca, lo cual será efectivo para mejorar la credibilidad de marca.

¿Cómo gestionar tus activos digitales?

Como lo mencione en el punto anterior, el no contar con una buena gestión de tus activos digitales, puede ocasionar que la construcción de contenidos se vea afectada, y así mismo los objetivos de tu empresa. Por lo tanto, desarrollar procesos que te ayuden a realizar dicha gestión, te evitará dolores de cabeza la próxima vez que cambies de agencia de marketing o de profesionales de marketing.

Para esto tu empresa requiere contar con algunas acciones, que aunque pueden parecer obvias, sueles olvidar implementarlas:

Almacenamiento de datos:

Esta debería ser una de las primeras opciones al tener en cuenta cuando gestionas tus activos digitales, el cuál puede llegar a considerarse uno de los costos más altos en la infraestructura tecnológica de las organizaciones. Cada día se producen más y más cantidades de información digital y almacenarla es un reto.

No obstante, una de las soluciones existentes hoy en día, es utilizar los servicios de almacenamiento en la nube (Cloud Storage) que permite alcanzar un mayor costo/eficiencia y garantizar la disponibilidad y seguridad de esa información.  Los líderes en estos servicios actualmente son los de AWS, el cuál podrán cotizar con uno de sus partners IT Consultores.

Administración de plataformas sociales:

Las plataformas sociales de por si traen la posibilidad de ser administradas, pero debes garantizar ser el propietario de los diferentes perfiles que tenga tu empresa en estas plataformas. Además, las plataformas se han ido ajustando a las necesidades de la empresa, a través de funcionalidades que evitan esa engorrosa y a veces poca segura tarea de estar pasando contraseña de un colaborador a otro. ¿Sabías que hasta en Twitter, Instagram, Youtube tienen la posibilidad de asignar editores?… pero eso lo dejaremos para otro post.

Ahora bien, existen servicios como Hootsuite, Buffer, Audiense, Metricool con los cuales puedes sincronizar tus perfiles sociales y desde una sola plataforma: asignar roles a tus colaboradores, gestionar tus plataformas y analizar las métricas. Lo cual puede simplificarte tu trabajo y de quienes trabajan contigo. Y, en definitiva, esta opción es la que deberías implementar si tu empresa está creciendo y está dejando de ser una pequeña empresa.

Administración página web

Al igual que las plataformas sociales, la mayoría de las páginas web son desarrolladas con un gestor de contenidos que permite que fácilmente estas puedan ser administradas y su contenido actualizado. Por lo tanto, en vez de estar pasando contraseñas de una persona a otra, centraliza todo desde el correo de propiedad de tu empresa y desde allí asigna los roles que consideres necesarios.

Este tipo de acciones te permitirán tener control sobre tus activos digitales y hacerles trazabilidad a tus colaboradores.

Herramientas de teletrabajo

Ahora, con ayuda de diferentes herramientas, podemos llevar el trabajo a cualquier lugar, siempre que se cuente con las condiciones mínimas para ello, como acceso a internet y una computadora.

Las herramientas de teletrabajo permiten el aumento de la productividad y la colaboración oportuna con los profesionales de marketing que te apoyan o la agencia de marketing que hayas contratado. Servicios de almacenamiento en la nube, software para la gestión de archivos, herramientas informáticas en línea, soporte técnico y videoconferencias hoy se han convertido en herramientas indispensables.

Igualmente son útiles para quienes trabajan en una misma locación, puesto que es más fácil gestionar tareas de este modo que de forma manual. Con este tipo de herramientas de teletrabajo se puede ver de un vistazo el estado de las mismas y facilita la comunicación. Con lo que se reduce el tiempo de reuniones innecesarias.

Base de datos de prospectos y clientes

La gestión de prospectos y clientes de una empresa es uno de los activos digitales más importantes y suele realizarse a través de archivos en Excel donde los listamos. Estas bases de datos permiten la expansión de mensajes y el aumento de su comercialización de forma exponencial a través de la correcta segmentación.

El trabajo en este activo digital se debe enfocar en la continua segmentación y clasificación de los contactos por nivel de interés en tu marca para determinar quiénes están incursos en un proceso de compra o quienes necesitan un mayor empuje.

Adicionalmente, se debe colocar al cliente en el centro de los procesos de tu empresa para así tener éxito en la transformación digital, conectando por medio de procesos y herramientas de CRM sólidas, incluyendo información relevante de ventas, marketing, financiera, rendimiento, tasas de ganancia del cliente y servicio al cliente. Todo con el fin de lograr construir procesos de habilitación de ventas empresariales y aumentar la productividad.

En Conclusión

La implementación y gestión de tus activos digitales ayudarán a tu empresa a generar un engagement y alcance. Además, te ayudará a organizar tus activos con seguridad para encontrarlos con facilidad y mantener un control detallado sobre la función, plazos y permisos de cada uno de tus activos.

¿Quieres aprender más sobre la gestión de tus activos digitales? Estoy lista para apoyarte, contáctame aquí.

Puedes saber más de mi aquí y conocer mis servicios estándar aquí

1438 959 AstridJRincon

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